中小企業診断士について

【業務効率化】士業なら知っておきたいITツール14選

どうも、Webマーケター兼中小企業診断士のトーマツです。

最近、あらゆるITツールやWebサービスが出現してきてますがあまりの便利さに感激することが多いですよね。

めんどくさい周辺業務(いわゆる雑務)に追われることが少なくなり、士業としての価値提供(専門ノウハウ・知見に基づくサービス提供)に専念できる環境が整いつつあります。

しかしふと周りの士業仲間を見回してみると「あれ?〇〇さんこのツール使ってないの?」と思うこともしばしば発生します。

そこで本記事では士業なら最低限抑えておきたいITツール・Webサービス14選を紹介したいと思います(これでもだいぶ厳選しました。。。)

ご自身の業務効率のみならず、顧問先・支援先への導入も念頭にお読みいただければ幸いです。

それではどうぞ!

ITリテラシーの高い人にとっては当たり前の内容ですので、ぜひこちらでブラウザ閉じて頂ければ幸いですm(_ _)m

ノート・メモアプリ

1. Notion

まず最初に紹介したいのがノートアプリの「Notion」。

ノートアプリと一言で片付けてしまうと怒られてしまうくらいのマルチプレイヤーっぷりです。

例えば

  • メモやドキュメントの作成
  • メモやドキュメントのシェア
  • ブログ作成
  • ナレッジポータル
  • ToDoリスト
  • データベース作成・管理
  • スケジュール管理
  • ガントチャート

など、ありとあらゆる業務を効率化させてしまう神ツールです。

Webサービスとして展開されていますが、デスクトップアプリもダウンロード可能。

SlackやGoogleドライブ、カレンダーなどの外部サービスとの連携も簡単で、お客様との共有ポータルとしても活用可能です。

そして何よりほとんど無料で使い倒せる。

正直、Notionの神っぷりはこの短い文では説明しきれませんので、別記事で紹介したいと思いますが、本日言いたいことは「つべこべ言わず、まずは使ってみて!」です。

日程調整

2. Spir(スピア)

次に紹介したいのが日程調整ツールのSpir(スピア)。

ふん!日程調整なんて、、、と思われるかもしれませんが侮るなかれ。

このツールを使えば、士業の先生方が最も面倒くさいと感じるお客様やパートナーの方々との日程調整を一瞬で済ますことができます。

仕組みとしては、自分のスケジュールから「空き日程を自動抽出」して「空き日程URL」として相手方に送付することが可能です。

また、「複数のカレンダーを統合する機能」も持っていますので複業の方が多い中小企業診断士も勤務先と個人のカレンダーでダブルブッキングするリスクも減らすことが可能。

SpirのUI(筆者のスケジュール画面)

正直この記事は「Notion」と「Spir」を紹介したかったから書き始めたものですので、この二つのサービスはつべこべ言わず試してみてください!

外注・受注

3. クラウドワークス

次はクラウドソーシング最大手のクラウドワークス。

改めての説明は不要かもしれませんが、クラウドソーシングとは、「インターネット上で企業が不特定多数のフリーランスに対して業務をアウトソース(外注)する比較的新しい業務形態」を指します。

士業の先生としてはライターやデザイナー、プログラマー、マーケターの方々への外注が主な活用手段になるかと思います。

クラウドワークスのUI。こんな感じで直感的かつ簡単に作業を外注可能。

例えば「ライティング」で検索した際の案件数で言えば約50万件と、クラウドワークスは圧倒的な案件数を誇り、外注先の調達面で困ることはないでしょう。

外注方法は、単発業務系の場合はタスク方式、少し長めの業務であればプロジェクト方式など、自社の都合に従って柔軟に使い分けることが可能です。

士業の先生は専門知識に基づく価値提供に徹するべきですので、マーケ、デザイン、ブログ、動画など任せられる部分はどんどん外注しましょう!

4. ココナラ

最近テレビCMでも認知度を高めつつあるココナラ。

「これもクラウドソーシングでしょ」と勘違いされている方もおりますが、正確には「スキルマーケット」という分類です。

ココナラの特徴は、サービス提供者側が「得意と思うスキルを売ることができること」であり、士業として提供されているサービスも登録可能です。

実際、ココナラではスキルカテゴリとして「経営コンサルティング」や「補助金申請サポート」など士業が活躍可能な土台が形成されつつあります。

ココナラは士業の受注プラットフォームとしても活用可能

低価格帯のサービスが多いクラウドワークス、ランサーズでは、安売りになりかねないので受注者としての参画はお勧めできませんが、ココナラなら安心です。

ぜひスキルの登録を試してみてください!

電子契約

5. クラウドサイン

つぎは電子契約界の雄のクラウドサイン。

これ、とにかく超絶便利です。

機能は至って単純で「自分で作成した契約書をPDFとしてアップロードし、契約者間の電子印を交わし合う」「これまで交わしてきた契約書を管理する」のみですが、もうクラウドサインのない世の中では生きていけません。

筆者が顧問先と実際に交わした契約書サンプル

しかもひと月5件以内であれば基本的に無料ということで、私のような複業診断士の場合は無料プランで十二分です。

「契約相手がクラウドサインではダメなんよ〜」というケースはまだまだありますが、士業として顧問先のIT化をお手伝いをするのも重要な仕事ですので、相手方を説得する余地があるのであれば、ぜひチャレンジしてみましょう。

名刺管理

6. Eight

次はSansan株式会社が提供する名刺アプリのEight。

カメラでスキャンするだけでクラウド上に名刺を保管することが可能な神アプリです。

私も数年前から使い始めているのですが「連絡したいと思った時に名刺が見当たらない。。」といった状況が一切なくなりました。

EightのUI(筆者の名刺)

また、相手方とEight上でマッチングできていれば役職変更や転職の際も通知を受け取ることが可能ですので、コミュニケーションのきっかけとしても活用可能です。

そして何より無料なのが本当にありがたい。使わない理由は一切ないかと思いますので今すぐ登録しましょう1

会計ソフト

7. freee

次は会計ソフトのfreee。

「これ無しでは事業が成り立たないランキング」があればダントツで1位が取れる神サービスです。

有名なサービスですので説明するまでもありませんが、日々の面倒な経理業務(記帳 · 経費精算 · 請求書の作成・管理 · 決算書作成 · 出納帳作成 · 資金繰り表)などをすべてクラウド上で完結させられます。

また、経理に詳しくない人でもYes・No方式の質問に答えていけば確定申告が瞬殺できる仕様になっております。

こんな感じで確定申告も瞬殺!

類似サービスとしてマネーフォワードも有名ですが、提携銀行などの制約以外は機能面での大きな差はありません。

どちらかお好きな方を選んで頂ければ良いでしょう!

オンライン会議

8. zoom

次はオンライン会議サービスのzoomです。

「コロナ禍でいつも大変お世話になっているツールランキング」があればダントツNo.1というくらいオンライン会議業界で市民権を得ましたね。

基本機能は他のオンライン会議ツールとほぼ同じなのですが、zoomが優れている点は「個人でも手の届く価格帯」「とにかく軽い」「他ウェブサービスと親和性が高い」点でしょう。

zoomのUI

また、ブレイクアウトルームという大人数の打ち合わせでも少人数のグループに分かれてディスカッションが可能な機能も備わっており、とにかく便利です。

私が言うまでもありませんが、これまで使ってこなかった方は「かなり遅れてます」ので、ぜひ、これを機に活用しはじめてみてください!

オンラインストレージ

9. Google Drive

次はGoogle社が提供する無料のオンラインストレージであるGoogle Drive。

日々作成・管理している文書やプレゼン資料などをクラウド上に保管し、顧客やパートナーなど任意のメンバーと共有することが可能です。

しかも無料で15GBもの容量を確保可能ですし、100GBの場合でも「250円/月」と個人でも簡単に手の届く範囲で活用可能です。

Google DriveのウェブUI

Google Driveの最大の特徴はフォルダ内で最中に軽くファイルを開たいような時でも、「Google DriveのUI上でブラウザやスマホからファイルを開くことができる点」でしょう。

デバイスに依存することなく、どこでも必要な時に必要なファイルにアクセスできるようになるので相当便利です。

チャットツール

10. Slack

次はビジネスチャットツールのSlack。

もう、これは必須中の必須ですね。クライアント様とSlackを使っていない士業はモグリと言って良いほど活用しない理由がないツールとなっています。

基本機能はその名の通り「チャット」なのですが、トピックスごとにチャンネルを作成する機能であったり、任意のメッセージに対して「いいね」を加えるであったり、大勢の方々が参加しているタイムライン上であっても特定の人に対して通知を発信する「メンション」のように、ビジネス上でのやり取りを円滑にする工夫が至る所に施されております。

筆者主催研究会のSlackタイムライン

ブラウザ上で開くこともアプリをダウンロードして開くことも可能です。

無料ツールとなっていますので、支援先・顧問先とのやりとりにもピッタリです!

類似サービスとしては「チャットワーク」が有名ですが、機能やAPI連携の面からSlackの方が圧倒的に使いやすいので、選べるなら迷わずSlackを使いましょう!

ウェブサイト・ランディングページ(LP)

11. WordPress

次はウェブサイト構築ツールのWordPress。

ブログのような小規模サイトから大手企業の大規模サイトまで構築可能で、この分野のデファクトスタンダードと言って良いほど多くの企業に愛用されております。

WordPressの特徴はなんと言っても「オープンソースであるため無料であること」「直感的な操作でHTML/CSSがわからなくてもサイト構築が可能」「多くのテーマやプラグインが備わっておりカスタマイズしやすい」こと。

WordPressで構築されている当ブログのトップページ

実はこのブログ自体もWordPressで構築されております。

士業の顔といえばホームページですし、まだ持たれていない方は「WordPressを使ったブログの始め方」を読んでみてください。

12. ペライチ

次はホームページ作成サービスとして有名なペライチ。

「基本ノーコードといえどもWordPressでもちょっと難しい。。。」と感じられる方でも直感的な操作のみで簡単にホームページが作成可能です。

また士業の集客を加速させる上でランディングページ(LP)を運用されている方も多いかと思いますが、ペライチはLPを作成する上で必須なデザイン素材やフォーム機能など、初心者が欲しいと思うような機能が備わっておりますので安心です。

こんな感じで直感的にLPを作成することができる

一方、簡便性を重視するあまり柔軟性に乏しいため、複雑な機能を持たせたい場合は勉強してWordPressを活用するかウェブ制作会社に依頼するようにしましょう!

デザインツール

13. Canva

次はオンラインデザインツールのCanva。

豊富なテンプレートや素材が備わっているため、素人でもSNSやYouTube用のサムネや会社ロゴなどの「デザインが必要な画像」を自作することが可能なツールとなっております。

まさに控えめに言って神ツール。

こんな感じで簡単にプロっぽいデザインを施すことが可能

私もブログのアイキャッチ画像や支援先のサポート業務で画像編集・デザイン業務が発生し、「これは外注するまでもないな〜」と思うようなものはCanvaでチャチャっと作成しております。

UI・UXも直感的で本当に素人の方でも「プロっぽい」デザインを施すことが可能です。

百聞は一見に如かずですので、まずは騙されたと思って試してみてください!

[Canvaでできること]

  • 支援先・顧問先とのメモの共有
  • ドキュメント管理
  • ファイル管理、タスク管理

>>Canvaにアクセス

顧客管理(CRM)

14. HubSpot

最後はインバウンドマーケティングの神ツールであるHubSpot。

顧客管理(CRM)、Eメール、ランディングページ作成、フォーム設置、SEOなど、インバウンドマーケティングに必要な要素が丸々入っており、日々のマーケティング業務を気持ちいくらい効率化してくれます。

潜在顧客へのメールもいろんなテンプレを選んでサクッと作成可能

しかも「ここまでの機能を無料で解放しちゃって大丈夫?」とこちらが不安に思うくらい無料アカウントで事足ります。

支援先・顧問先が顧客管理に困っていたり、インバウンドマーケに興味がある場合は様子を見ながら導入を提案してみても良いでしょう。

HubSpotの魅力はこの短い文では到底説明不可能なので別記事を用意したいと思います。

[HubSpotでできること]

  • 支援先・顧問先とのメモの共有
  • ドキュメント管理
  • ファイル管理、タスク管理

>>HubSpotにアクセス

まとめ

以上、本記事では士業なら知っておきたいITツール14選について解説させて頂きましたが、いかがでしたでしょうか?

もし本記事の内容でご質問ある方は是非コメント欄に書き込んで頂けると幸いです。

お答えできる範囲で答えさせて頂きます。

それではまた!